어렸을 적이야 ‘미팅’이라는 말에 가슴이 두근거리고 설레기도 했지만, 이제는 아니다. ‘미팅’하면 가장 먼저 떠오르는 단어가 비즈니스적이라는 건 꽤나 충실히 사회를 살아가고 있다는 증거. 가슴 떨리던 시절의 미팅은 실패해도 곧 다음 기회가 있을 거라는 희망이 있지만, 이제 하고 있고, 앞으로도 계속 해야하는 ‘미팅’들은 하나하나 중요하고 반드시 성과를 내야하는 자리가 됐다. 그래서 글로벌 호텔 그룹 두 곳에서는 미팅을 준비하는 고객이 더 좋은 결과를 도출하기 위해 새로운 시도를 제안한다.

▲ 힐튼 싱가포르의 ‘목적 있는 미팅’ 사례

Meet with Purpose_ Hilton Worldwide
지난 7월, 콘래드 서울은 행사의 생산성을 향상시키고 참석자의 만족을 증대시키는 ‘목적 있는 미팅(Meet with Purpose)’ 프로그램을 새롭게 선보인다고 알렸다. 이 프로그램의 행사 참석자는 다양한 환경친화적인 실천 방안과 함께 건강한 라이프스타일에 중점을 둔 행사 구성, 균형 잡힌 식단 등의 옵션을 즐길 수 있다.
‘힐튼 월드와이드’의 글로벌 사회 공헌 전략인 ‘목적 있는 여행(Travel with Purpose)’에서 영감을 받은 ‘목적 있는 미팅’ 프로그램은 다음과 같은 세 가지 실천 카테고리를 중심으로 하고 있다.

의식 있는 미팅(Mindful Meeting)_ 행사 진행 당시 낭비되는 자원을 호텔 차원에서 최대한 줄이려고 노력한다. 이는 물질적인 제품도 있고, 실내온도와 조명 등 에너지 사용을 줄이는 방안 등도 검토된다.
의식 있는 식단(Mindful Eating)_ 균형 잡힌 식단, 적절한 식사량 구성, 지역 농산물 및 제철 재료로 요리한 메뉴 등의 다이닝 옵션을 제안한다. 푸드마일을 최소화하고 유기농 및 공정 무역을 통한 식재료를 활용한 메뉴를 고객에게 제안한다.
의식 있는 휴식(Mindful Being)_ 행사 참석자에게 에너지를 주고 생산성을 향상시킨다. 피트니스 이벤트, 스파 프로모션, 야외 팀 빌딩 활동 등 잠시 머리를 식힐 수 있는 휴식으로 행사 참석자의 의미 있는 경험을 배가시킨다.

힐튼 월드와이드는 행사 기획 전문가들에게 더욱 건강하고 지속 가능하고, 가격 대비 효율적인 행사를 기획하는 데 영감을 주기 위해 2015년 1월 혁신적인 ‘목적 있는 미팅’ 프로그램을 미국에서 처음 시작했다. 힐튼은 런칭 이후 지금까지 꾸준히 행사 기획 전문가에게 환경 파괴를 줄이는 지속 가능한 옵션을 제공하고, 참석자에게 더 나은 경험을 제공할 뿐만 아니라 주최자인 고객사에게는 행사를 통해 사회적 책임에 대한 목표를 함께 달성시킬 수 있도록 돕는다.

▲ 박지현 이벤트 세일즈 팀장

64% 이용자가 긍정적으로 바라 본 ‘목적 있는 미팅’
콘래드 서울 박지현 이벤트 세일즈 팀장

‘목적 있는 미팅’을 도입하게 된 계기는
‘목적 있는 미팅’은 고객이 행사의 성공을 목표로 하는 것은 기본이고, 그 이상의 가치 즉 기업의 사회적 책임이라는 추가 가치를 가져갈 수 있는 기회를 제공하는 것이다. 생산적인 일을 하는 동안 의식 있는 일에 동참할 수 있다. 이는 2014년 6월 힐튼 월드와이드에서 진행한 서베이를 바탕으로 준비됐다. 서베이에 따르면 응답자의 64%가 약간의 비용적 부담이 추가되어도 사회공헌활동이 포함된 미팅 프로그램을 이용하는 것에 긍정적이라는 답변을 내놨다. 2015년 1월 미국에서 첫 론칭을 시작으로 현재 콘래드 서울까지 이 프로그램을 진행하게 됐다.

콘래드 서울에서의 구현은
먼저 의식 있는 미팅은 근본적으로는 불필요한 자원 사용을 줄이는 것이다. 일시적인 게 아니라 지속적으로 유지하는 방안을 고민한다. 행사를 진행할 때 플립차트 사용 대신 화이트보드로 대체하여 종이의 사용을 줄이고, 행사장 내 자동 조명 시스템을 갖춰 부재중에는 자동 소등이 가능하게 한다. MICE 고객은 숙박을 겸하는데 화학제품의 사용량을 줄이고자 침구류의 연속 사용 등을 권장한다. 이는 모두 강압적이 아니며 고객에게 먼저 제안하고 이를 함께 하고자 할 때 진행된다.
의식 있는 식단은 지역의 커뮤니티 안에서 수급 가능한 재료를 지속 가능하고 책임감 있게 활용하는 최근의 식습관 트렌드와도 뜻을 같이 한다. 호텔은 이를 통해 지역사회 역량 강화를 돕고 푸드마일을 최소화한다. 이에 콘래드 서울은 모든 다이닝 옵션에 적용 가능한 환경친화적인 식단 제안, 요청에 따라 지역 농산물 재료로만 구성된 메뉴를 제공하고자 한다. 최근 유행하는 도시양봉이나 호텔 옥상 내 텃밭을 가꾸는 등 다양한 시도도 검토 중이다.
마지막으로 의식 있는 휴식은 하루 종일 행사를 한다거나 여러 날에 걸쳐 중간 중간 쉬는 시간으로 하면서 피로도 풀고 재충전하는 시간이다. 과거 미팅 기획자가 먼저 제안하지 않으면 진행하고자하는 시도가 없었는데, 이제는 호텔 측에서 먼저 제안을 할 예정이다. 에너지 드링크 준비를 한다든지, 피트니스센터 트레이너가 들러 간단한 휴식 프로그램을 진행해준다든지 하는 부분이다. 최근에는 단순히 행사만 하는 게 아니라 참석자에게 의미 있는 팀 빌딩 액티비티 니즈가 강하다. 특히 서울을 찾는 고객은 ‘러닝맨’ 같은 방송의 한류 열풍으로 여의도 공원 등 자체 프로그램을 갖추고 활동하는 경우가 있다. 한국 문화 체험에 대한 니즈도 있어 호텔에서는 쉽게 접할 수 없는 한국 포장마차 길거리를 볼룸에 구성, 경험할 수 있는 기회를 제공하고자 한다.

현재 마이스 상황은 어떤가
오픈을 할 때부터 지리적인 여의도이다보니 금융권 기업을 큰 타깃으로 생각했다. 해외 고객들은 힐튼 브랜드, 특히 럭셔리인 콘래드 브랜드에 대한 신뢰가 있어 꾸준히 행사를 유치할 수 있다. 최근에는 로컬 기업에서도 점차 비중이 올라가 그 수가 예전에 비해 1.45배 정도 증가했다. 이에 안주하지 않고 ‘목적 있는 미팅’ 프로그램을 통해 완벽한 행사 진행과 더불어 그 이상의 가치, 의미 있는 경험을 선사하는 것을 목표로 한다. 이를 위해 콘래드 서울은 ‘Never Just Stay, Stay Inspired’라는 브랜드 슬로건과 함께 고객 개개인이 ‘단순히 머무는 것 이상의 영감을 받을 수 있는 특별한 경험’을 선사하고자 노력할 예정이다.

▲ ‘Meetings Imagined’ 한국어 사이트

Meetings Imagined_ Marriott International
메리어트 인터내셔널은 미팅을 기획하는 고객에게 다양한 팁과 창의적은 아이디어를 제공하는 온라인 플랫폼, 미팅이매진을 7월 부터 한국어 서비스도 제공하기 시작했다. 2015년 업계 최초로 첫 선을 보인 미팅이매진은 행사를 개최할 지역, 호텔을 편리하게 찾아볼 수 있고 다른 사람이 진행한 미팅을 살펴보면서 새로운 아이디어를 얻을 수도 있다. 또한 최신 미팅 트렌드를 참고해 ‘나의 아이디어 보드’에 저장해 놓고 미리 청사진을 그려볼 수도 있다.
메리어트 인터내셔널은 매년 전 세계의 호텔에서 크고 작은 수많은 미팅을 개최하는 만큼 고객의 미팅 계획 단계에서부터 보다 체계적이고 창의적인 통찰력과 아이디어를 제공하기 위한 취지로 시작됐다. 총 4만여 건의 미팅 및 이벤트를 조사 및 분석한 결과 오늘날의 고객들은 미팅이 단순한 ‘회의’가 아닌 사람들이 서로 연결되고, 성취감을 느끼고, 색다를 무언가를 얻을 수 있는 하나의 기회를 생각한다는 점을 발견했으며, 미팅 플래너가 일방적으로 행사를 기획하고 전달하는 형식을 뛰어넘는 파격적인 서비스가 필요하다고 판단했다.
이렇게 탄생한 플랫폼이 미팅이매진이며, 누구나 웹사이트에 접속해 수천 개의 참고 음식 및 행사 장식 사진을 통해 영감을 얻고 전문가의 의견을 참고해 미팅 목적, 규모, 지역 및 호텔에 따라 창의적인 행사를 기획할 수 있다.
미팅을 진행하는 고객에게는 미팅 서비스 앱도 제공한다. 행사 3일전 발송되는 개별 링크를 통해 앱을 다운 받으면 호텔 담당자와 행사 전후 수시로 연락하며 세세한 부분까지 체크할 수 있다. 또한 미팅이매진에서는 객실이 필요한 고객을 위해 호텔 예약 화면으로 바로 이동하는 링크를 제공한다. 호텔 담당자로부터 링크를 받은 고객은 참가자들이 편리하게 호텔을 예약할 수 있도록 직접 공유하거나 행사 홈페이지에 게시할 수 있다.

▲ 라메시 다리아나니 아·태 글로벌 세일즈 부사장

미리 이미지로 확인하는 미팅의 완성도
메리어트 인터내셔널 라메시 다리아나니 아·태 글로벌 세일즈 부사장

미팅이매진 서비스는 무엇인가
미팅이매진은 미팅 및 이벤트를 기획하는 고객에게 다양한 팁과 창의적인 아이디어를 제공하는 온라인 플랫폼이다. 지난 2015년에 업계 최초로 첫 선을 보인 미팅이매진은 고객이 전문가들의 팁과 최신 트렌드를 살펴보고 전 세계 메리어트 인터내셔널 호텔에서 실제 진행됐던 수천의 행사 사진을 참고해 나만의 이벤트를 기획할 수 있도록 돕는다. 메리어트 인터내셔널이 미팅이매진 서비스를 시작한 이유는 미팅과 이벤트가 호텔에게 매우 중요한 부분이기 때문이다. 약 4만 건의 관련 데이터를 분석한 결과 미팅 및 이벤트 이용 고객들의 만족도를 높이기 위한 서비스가 필요하다고 판단했다. 실제로 호텔 객실 수익의 20%, 식음료 수익의 40%가 미팅에서 창출되고 있다. 특히 한국은 최근 5년간 해외에서 행사를 진행하는 국내 기업의 수요가 매년 10%씩 증가하고 있는 중요한 국가이기 때문에 7월에 한국어 서비스를 추가했다. 영어, 스페인어, 프랑스어, 중국어 등에 이어 8번째다. 또한 돌잔치, 회갑연 등 한국에만 특화된 행사 관련 서비스도 제공할 예정이다.

미팅이매진 런칭 후 고객의 피드백은
아쉽게도 미팅이매진 사이트 오픈 후 실제 매출에 어떤 영향을 미쳤는지에 대한 자료는 없으나 메리어트 호텔에서 미팅을 진행하는 고객 대부분이 미팅이매진을 사용하고 있으며 만족도도 높다. 이벤트 진행 고객 대상으로 자체적인 설문 조사를 한 결과, 미팅이매진 서비스를 이용한 고객은 이용하지 않은 고객보다 다른 사람들에게 메리어트 호텔을 추천할 가능성이 13.1% 더 높았다. 또한 미팅이매진 비사용 고객보다 이벤트 만족도가 12.4% 높았으며, 특히 다른 지역 대비 아시아 태평양 지역의 고객들의 만족도가 높은 것으로 나타났다.

미팅이매진에 대한 기대는
기술의 발전은 다양한 데이터를 빠르게 분석해 고객과의 관계를 설정하는 부분이 중요하다. 그렇기 때문에 여러 분야에서 디지털화가 요구된다. 미팅과 관련된 디지털화의 일환이 바로 미팅이매진이다. 아직도 전형적인 미팅들이 이뤄지고 있는데 이에 벗어나고 싶은 욕망은 있지만 새로운 시도에 대한 두려움 때문에 진행되지 않을 때가 있다. 이런 리스크를 줄이고, 기존의 사례를 통해 자신감을 갖고 개성 넘치는 미팅을 진행할 수 있게 도와주는 서비스다. 사이트에 포함된 호텔 브랜드는 JW 메리어트, 오토그래프 콜렉션, 르네상스, 메리어트, 코트야드 메리어트, 게일로드 등 아직 6개 밖에 되지 않지만 곧 메리어트 브랜드의 다양한 호텔들이 참여하게 될 것이다. 기존의 6개 브랜드는 메리어트 계열 브랜드인데 미팅 관련된 시설이 서비스 등이 특화된 브랜드가 우선 참여했다. 이 6개 브랜드를 중심으로 시작해 기존 스타우드 브랜드들도 차후 포함할 것이다.